Chiariamoci un po' le idee sulla procedura "tecnica" della vendita e sulla gestione del post-vendita. Ecco cosa fare, passo passo, una volta ottenuta una prima disponibilità da parte del cliente.

1) Prendete un appunto sul servizio (o servizi) ai quali il cliente è interessato.

2) Calcolate l'importo complessivo e aggiungere l'iva (20%).

3) Compilate insieme al cliente il modulo d'ordine.
Una copia deve rimanere al cliente, per cui magari attrezzatevi di carta carbone.

4) Cercate di ottenere dal cliente tutti i dati necessari per impostare il servizio. In genere possono verificarsi due casi:

• Il cliente ha già ampiamente prodotto materiale pubblicitario (brochure, biglietto da visita, sito web). In questo caso è importante avere a disposizione questo materiale. Fatevi dare tutto.
• Il cliente è abbastanza "vergine" dal punto di vista della comunicazione pubblicitaria. Anche in questo caso fatevi dare tutto quello che ha (anche se poco) e cercate di integrare le informazioni mancanti con una piccola "intervista", che ovviamente sarà calibrata sul tipo di attività che ha il cliente e sul tipo di servizio che ha acquistato. Ad es.: un B&B ha soltanto il biglietto da visita con dati molto generici. A quel punto dovrete chiedergli cose del tipo: quante stanze ha, quanti posti ha, che servizi offre, i prezzi, etc. Se si tratta di una persona che un minimo sa fare il proprio mestiere, sarà lei stessa eventualmente a fornirvi informazioni più precise. L'importante è cercare un minimo di prepararsi prima, e magari contattare noi per un consiglio.

7) Le immagini. Tra i dati necessari di cui abbiamo bisogno impostare il servizio le immagini meritano un paragrafo a parte. L'importanza di avere del materiale fotografico dipende anche in questo caso dal tipo di servizio che vendiamo. In generale le offerte, per come sono concepite, prevedono che il materiale fotografico venga fornito direttamente dal cliente. Se il cliente non possiede immagini della propria attività - penso sempre al solito B&B che ha solo il biglietto da visita - e non è in grado di produrle da solo, si vedrà come fare, caso per caso.

6) Pagamento. Comunicate al cliente che il servizio sarà attivato dopo qualche giorno dalla ricevuta del versamento (i dati bancari per il bonifico sono contenuti nel modulo d'ordine). Riferite anche che la copia del modulo che rimane a loro vale come contratto e che solo dopo che l'agenzia avrà ricevuto il bonifico sarà emessa la fattura. La fattura potrà essere spedita via e-mail (in questo caso fatevi dare un indirizzo e-mail, ma solo se lo usano davvero!) oppure via posta tradizionale.

5) Faxate il modulo d'ordine al numero: 055.2304435 (l'eventuale spesa del fax verrà rimborsata).